生活

A4封筒の正しい書き方!ビジネスで横書き、縦書きのミスは完全NG!

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先日、A4封筒について記事を書きましたが、

A4封筒の悩みは、ビジネスマンも多く抱えているようです。

私自身も、請求書や業務報告書などを送る時は、A4封筒が多いですから、

書き方について、調べたくなる気持ちもわかります。

※ちなみに、A4封筒の書き方などは常識でして、

出来ないと社会人マナーを疑われます。

 

なので、初めて知る方がもし居ましたら確実に習得してください。

 

簡単に5点にまとめました!

・A4封筒の書き方マナー(横書き、縦書きでの注意点)

・文字の大きさってどうなれば良いの?

・送り主の書き方について

・A4封筒が必要な場合

・A4封筒の色(茶封筒、白封筒)による違いは

 

この5点をしっかりとマスターしてください。

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A4封筒の書き方マナー(横書き、縦書きでの注意点)

絶対に気を付けるべきポイントは、

縦書き封筒の場合は、
住所の書き方も縦が一般的です。

 

私も以前やっていましたが、

縦書き封筒で横書きの「あて名」書きは、

一般的なマナーに沿った正しい書き方ではありません。

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同様に、横書き封筒であれば、
住所の書き方も横が一般的です。

また横書きの書き方で注意すべきポイントは、

A4封筒に郵便番号の枠がある場合は、郵便番号は枠内に記入するのが良いです。

見た目が変だなーと感じる方は、横書きで郵便番号も書いてよいですが、

郵便番号の枠がある場合は、郵便番号枠に記入するのが正しい書き方です。

 

これには理由があります。

郵便番号欄に記入された数字によって、

郵便局では自動読み取り機で、文字を読み取り、

ある程度の送付地域の分別をします。

 

その際に、郵便番号がないものは、

手作業の対象となると言われており、

無駄な作業を発生させてしまいます。

 

この話は結構有名でして、知っている社会人の方も多く、

郵便番号欄に記載がないと、「その点を知らないのかな?」と思われるケースもあります。

ビジネスであれば、相手から悪く思われる可能性があるものは、

出来る限りつぶしておきたい所ですので、

横書きの場合も、郵便番号枠には郵便番号を記入しておいた方が良いです。

 

また、このような話を聞いて、

「細かすぎるよ~」

と思う方もいるでしょうが、相手の心は分かりませんし、変えることは出来ません。

世の中には、細かい人もいます。

私たちは自分で対策をするしかありません。

知識として知ってしまえば、郵便番号枠を埋めることは、

大変なことではありませんので、やっておきましょう!

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住所などをシールで張る場合は、別ですが、そうでない場合、
つまり、手書きの場合は、封筒の向き(縦向き封筒・横向き封筒)に合わせて、
書くのが正しい書き方です。

ココは押さえておいてくださいね!

※シールやハンコの場合は、

向きが既に決まっているので、気にしなくて問題ありません。

 

これは基礎レベルですので、
絶対に間違えないようにしましょう。

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文字の大きさってどうなれば良いの?

ココも悩みですよね。

例えば

1:東京都中央区○○

2:株式会社○○

3:営業部長

4:山田 太郎様

という風になる場合、

1は別として

4>2>3

の文字の大きさになります。

 

宛先の名前が一番大きく、

その次が会社名です。

役職は小さくなります。

※なお、所属部署を書く場合は、

会社名と同じか、少し小さいくらいにしましょう。

 

 

一般的に、名前まで書く場合は

「様」を付けます。

会社名、または、部署名までの表記の場合は

「御中」となります。

クレジット申請係とかも御中ですね。

サポートセンターも御中です。

 

また、採用担当などの場合は、

「採用担当者様」と記載するとよいでしょう。

株式会社○○ 採用担当者様

という感じです。

 

いくつか、例を出しておきますね。

似たようなモノがあれば参考にしてください。

1.株)A4商事 山田太郎様

2.お客様サポートセンター 御中

3.人事採用担当者様

4.お客様問合せ窓口 御中

5.株)A4商事 御中

 

私の感覚と、今までの経験としては、

名前が一番大きくなれば、

他は同じくらいでも問題ないと感じています。

 

私が受け取る時もそうですが、

A4封筒を送付する際も、名前だけ大きめにしていれば、問題ない気がします。

すべての大きさを意識すると、

いちいちA4封筒を送付するだけで時間や手間が掛かってしまいます。

実業務はそこではありませんので、最低限名前を大きく書けていれば、OKだと思います。

 

 

送り主の書き方

送り先は上記の説明でOKでしょう。

続いて、裏面には送り主の住所を書きます。

 

縦封筒の場合は、同様に縦書き。

横封筒の場合は横書きです。

記載内容は

・郵便番号

・住所

・氏名

(・送付日)

送付日はのせても良いですが、最近はのせない封筒も増えてきていますね^^

これで、A4封筒問わず、封筒の書き方は問題ありません。

自信をもって送付しましょう!

※ビジネスでは裏側は必須です!

 

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A4封筒が必要な場合

私はこの記事を書いて、

多くの方が「A4封筒の正しい書き方」を調べているんだなーと、

改めて実感しました。

 

そこで、ふと思ったのですが、

A4封筒ってそんなに必要なのかな?

という事です。

 

私がビジネス活動をしていてA4封筒で送付すべきケースは、

・契約書の送付

・会社案内の送付

・大事な資料

くらいな気がします。

 

履歴書の送付は、

正直A4封筒でなくても良いのではないかと思っています。

特に転職活動で履歴書を送付する場合は、A4封筒である必要はないです。

 

その他、請求書も3つ折りで送付しますし、

購買要求系の資料や、業務報告書などもA4封筒は使いません。

A4用紙が沢山ある場合は、折る方が手間なので、

A4封筒を使いますが、A4用紙5枚程度であれば、

3つ折りで送付しても良いでしょう。

 

A4封筒だと無駄に料金も高くなってしまいますので、

必要に応じて使い分けてください。^^

 

A4封筒の色(茶封筒、白封筒)による違いは

A4封筒に限りませんが、
封筒は2種類の色があります。

・茶封筒
・白封筒

この2つの違いについても、
お伝えしたいと思います。

 

封筒の色を気にするケースは、
ビジネスでのやり取りの時くらいです。

履歴書を送る場合などは、
一般的に白色封筒が良いとされています。
これは、A4封筒でない場合でも同様です。

理由は、2つあります。

1.「履歴書在中」の朱書きをするため

履歴書などを送付する場合は、
履歴書在中の朱書きをするケースもあります。
(書かない方も多いですが)

 

その場合は、朱書きの文字が目立つように、
白の封筒を使うのが良いとされています。

2.白の封筒の方が高級に見える

茶封筒と、白色封筒の場合、
白色封筒の方が高級そうに見えます。

 

そのため、受け手としては、
白色封筒の方が、
「シッカリしている人」
「出来るヤツ」
というイメージを持つ可能性があります。
(わずかな可能性ですけど)

 

少しでも印象をよく与えたい場合は、
白色封筒がお勧めです。

特に、小さな会社の場合、
会社の社長が封筒を受け取ることも多々あります。

その場合は、社長が気にしてくれる可能性もあったりしますね^^

 

履歴書や応募書類や、
重要書類の場合は、白色封筒がおすすめですが、
それ以外の資料の場合は、
茶封筒で問題ありません。

また、封筒の色の違いについて、
お伝えしましたが、
これは必須ではありませんので、
無理に白色封筒を用意しなくても良いと思います^^

茶封筒の方が種類が豊富ですので、
A4サイズをそのまま送る時は、
茶封筒でも良いかもしれません。

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まとめ

・封筒の書き方は封筒の向きに合わせて書く

 

・名前>社名>部署名の大きさ
 (名前だけ大きければ、あとは同じ大きさでも実用的にはOK)

・人には「様」、部署や係には「御中」を付ける

 ※返信用封筒で「行」と書いてある場合は、「行」を消して「様or御中」を付けます。

・送り主情報は必須

・契約書、会社案内、大事な資料はA4必須
 後は必要に応じてA4封筒で!

・A4封筒の色(茶封筒、白封筒)による違い

 履歴書在中などの朱書きをする場合は、白が目立つので良いです。

 また、高級感がありますので、安っぽさを与えたくないシーンで活用!

 

最後に、切手の貼り方について、

別の記事を書いていますので、良ければご覧ください。

 

正しい張り方と位置については、ビジネスマンであるならば、

確実に押さえお置いてください!

こちらは知っているだけでOKです(知らないで済まされるのは新入社員くらい・・・)

A4封筒の切手料金は?正しい張り方と位置は?マナーの虎!

 

こちらは履歴書編です。

履歴書送付時に評価を下げないためにチェックしておきましょう。

履歴書送付=面談や採用関係でしょうから、評価が下がることはしてはダメですので注意してください!

A4封筒の切手料金は?履歴書編!ミスれない理由とは?

 

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